一、需要做些什么？ 　　会议有各种类型，不同的会议需要不同的环境，召开会议是要达到一定的目的和目标。因此第一个重要步骤是收集方方面面的信息，通过收集这些信息可以制定出旨在完成手头众多工作的计划。 二、谁来筹划会议？ 　　从秘书到公司总裁，每个人多多少少都可能会参与会议的筹划，只不过有人是专职从事这项工作，有的是兼任此职，此外还有其他职责。无论是专职还是兼职，最终结果，是使会议顺利完成。他们的工作效率代表着主办单位或公司的工作水平。 会议筹划者的职责： 　　作为会议筹划者，要负责去做各种各样的工作。下列的各项工作能反映会议筹划者这一角色的多面性。 # 善于与人共事 # 善于注意小节 # 善于解决问题 # 善于与人协商 # 能够管理会议财务事宜 # 能够安排恰倒好处的菜单 # 能妥善接待贵宾和外国客人 # 熟知各种礼仪 # 行事果断、执着 会议筹划者的任务： # 制定计划，确定必须要做的事项以满足会议的需要并达到会议确定的目标 # 制定会议议程 # 了解可供使用的场所和设施情况 # 选择或提议合适的场所 # 检查并比较各项设施 # 安排交通事宜 # 协调会务工作人员的活动 # 制定可行预算或按既定预算安排有关工作 # 确定各项工作的时间安排 # 视察选定的场所和设施 # 与各有关方面进行接洽 # 同会议发言人和各位贵宾进行联系 三、在你筹划一个会议时，你最好向上司、会议主办人或会议主席描述一下会议的目的和要求达到的结果，如果你们的意见相符，你就可以做下一步的筹划了： # 预计召开会议的日期； # 会议预计召开几天； # 打算在什么地方召开会议； # 会议形式或程序是什么； # 需要多大的场地； # 将有多少人到会； # 会议预算是多少； # 打算选用什么级别的酒店和设施； # 打算选用最高级的房间标准是什么； # 谁来制作会议邀请函； # 会议需要向与会者打印相关资料吗？ # 会议的发言人有哪些？ # 会议需要什么样的视听设备； # 需要食品、饮料的酒会、招待会有几次； # 与会者可以携带家属吗？ # 打算为与会者安排一些特别活动吗？打算为与会者及其家属安排一些特别活动吗？是否打算为与会者的家属安排一些特别活动吗？